• Προσπαθήστε να περιορίσετε τις επικαλύψεις των συμμετεχόντων, ζητώντας τους να μιλούν με τη σειρά, καθώς είναι αδύνατη η απομαγνητοφώνηση ταυτόχρονων ομιλιών.

• Προτιμήστε τον κλιματισμό αντί να ανοίξετε παράθυρα, ώστε να περιορίσετε τους εξωτερικούς θορύβους.

• Θα ήταν σκόπιμο να κάνετε μία δοκιμαστική ηχογράφηση λίγων λεπτών, ώστε να είστε σίγουροι για την ποιότητα του ήχου, καθώς επίσης και να χρησιμοποιείτε δύο καταγραφικά για λόγους ασφάλειας, όπου αυτό είναι εφικτό.

• Το κύριο ζητούμενο είναι να μην υπάρχει ήχος στο πίσω μέρος της συζήτησης. Για αυτόν το λόγο θα πρέπει να αποφεύγετε την ηχογράφηση σε ανοικτούς χώρους ή σε χώρους όπου υπάρχει μουσική ή/και φωνές άλλων ανθρώπων (π.χ. εστιατόρια ή καφετέριες) ή ήχος από τηλεόραση/ραδιόφωνο.

• Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές βρίσκονται κοντά στο μαγνητόφωνο και υπενθυμίστε τους ότι η συζήτηση ηχογραφείται και θα απομαγνητοφωνηθεί, έτσι ώστε να ελέγχουν και την ένταση της φωνής τους, αλλά και να αναφέρουν το όνομά τους κάθε φορά που παίρνουν το λόγο (ιδιαίτερα σε πολυπληθείς συναντήσεις). 

• Η χρήση ενός απλού εξωτερικού μικροφώνου, που να συνδέεται με τη συσκευή ηχογράφησης, μπορεί επίσης να βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα του ήχου.

• Θυμηθείτε να ζητάτε από τους συμμετέχοντες να απενεργοποιούν τα κινητά τους τηλέφωνα, καθώς ακόμα και στην αθόρυβη ρύθμιση το κινητό τηλέφωνο μπορεί να δημιουργήσει παρεμβολές στην ηχογράφηση. 

• Επίσης, μην τοποθετείτε χαρτιά, βιβλία, ποτήρια/κούπες ή συσκευές (π.χ. projector) κοντά στη συσκευή ηχογράφησης, καθώς ο ήχος των σελίδων που φυλλογυρίζει κάποιος δίπλα στο μικρόφωνο ή η μετακίνηση μίας κούπας επάνω στο τραπέζι επικαλύπτει τη φωνή των ομιλητών που βρίσκονται λίγο πιο μακριά από τη συσκευή ηχογράφησης.

• Αν έχετε τη δυνατότητα, προτιμήστε να χρησιμοποιήσετε ψηφιακό καταγραφικό έναντι των μαγνητοφώνων με κασέτα (το κόστος αγοράς μίας αξιόπιστης ψηφιακής συσκευής ηχογράφησης ξεκινά από τα 40 Ευρώ περίπου). Η ποιότητα της ηχογράφησης που παρέχουν τα ψηφιακά μαγνητόφωνα είναι πολύ καλύτερη και το ηχογραφημένο αρχείο μπορεί να μας αποσταλεί μέσω internet, εξοικονομώντας χρόνο αλλά και το κόστος της αποστολής. Αν το ψηφιακό σας κασετόφωνο παρέχει τις επιλογές CONF/DICT, θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε την ανάλογη ρύθμιση DICT για υπαγόρευση και CONF για συζητήσεις πολλαπλών ομιλητών.

Βεβαίως και μπορείτε! Τα δοκιμαστικά αρχεία θα πρέπει να έχουν διάρκεια μικρότερη των 5 λεπτών και να έχει προηγηθεί σχετική επικοινωνία.  Για τα δοκιμαστικά αρχεία δεν υπάρχει χρέωση.

Με την ολοκλήρωση του έργου εκδίδεται το σχετικό παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών), επί πιστώσει. Τα τιμολόγια αποστέλλονται μέσω e-mail καθώς η Office Support τηρεί ηλεκτρονική τιμολόγηση, ενώ οι αποδείξεις αποστέλλονται ταχυδρομικά. Η εξόφληση γίνεται είτε μέσω κατάθεσης στον τραπεζικό λογαριασμό της Office Support είτε τοις μετρητοίς και προηγείται της παράδοσης του αρχείου.

Σε περίπτωση ταυτόχρονης διερμηνείας (καμπίνα) τα αρχεία ήχου θα πρέπει να παραδοθούν ξεχωριστά, δηλαδή ένα αρχείο με τον ήχο κάθε γλώσσας. Οι εταιρίες ηχογραφήσεων συνήθως ηχογραφούν τις διαφορετικές γλώσσες σε διαφορετικά κανάλια ήχου κι έτσι είναι δυνατή η εξαγωγή ανεξάρτητου αρχείου για κάθε γλώσσα.

Αν πρόκειται για αρχεία όπου η διερμηνεία είναι διαδοχική το αρχείο ήχου είναι ενιαίο και θα απομαγνητοφωνηθεί από δίγλωσσους συνεργάτες.
Αν ο πελάτης το επιθυμεί, τα δύο αρχεία μπορούν να  ενοποιηθούν σε ένα (με τη μορφή διπλανών στηλών, μία για την αρχική γλώσσα και μία για τη διερμηνεία). Αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει μετά την ολοκλήρωση του συνόλου των απομαγνητοφωνήσεων και επηρεάζει τόσο το χρονοδιάγραμμα όσο και το κόστος του έργου (ενημερώστε μας για να το συμπεριλάβουμε στην πρότασή μας).

Σε περίπτωση που ο πελάτης το επιθυμεί είναι δυνατή η παράδοση και εκτυπωμένου αρχείου (hard copy), το οποίο μπορεί να είναι βιβλιοδετημένο (πλαστικό σπιράλ ή θερμοκόλληση). Παρακαλούμε να μας ενημερώσετε κατά την ανάθεση.

Ναι, μόνο που αυτού του είδους τα αρχεία είναι δύσκολο να μας αποσταλούν μέσω internet καθώς ο όγκος των δεδομένων είναι πολύ μεγάλος. Σε αυτές τις περιπτώσεις το υλικό πρέπει να παραδίδεται, με ευθύνη του πελάτη, στα γραφεία της Office Support. Το υλικό επιστρέφεται με την ολοκλήρωση μέσω courier, το κόστος του οποίου βαρύνει τον πελάτη.

Σε περιπτώσεις επαγγελματικής εγγραφής ενδέχεται η εταιρία που δημιούργησε το DVD ή το βίντεο να μπορεί να απομονώσει τον ήχο (διαφορετικό κανάλι εγγραφής) σε ένα ξεχωριστό αρχείο. Αυτό θα μπορούσε να μας αποσταλεί μέσω internet χωρίς την ανάγκη αποστολής της κασέτας ή του DVD. Επικοινωνήστε με την εταιρία που έχει αναλάβει την ηχογράφηση για αυτήν τη δυνατότητα.

Επειδή όλες οι απομαγνητοφωνήσεις δεν έχουν τον ίδιο βαθμό δυσκολίας και δεν απαιτούν τον ίδιο χρόνο ο υπολογισμός του χρόνου γίνεται βάσει συγκεκριμένων χαρακτηριστικών των αρχείων ήχου. O κύριος παράγοντας που επηρεάζει το χρονοδιάγραμμα είναι η ποιότητα του ήχου, με επόμενο σημαντικό παράγοντα τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν. Γενικότερα, όσο λιγότεροι είναι οι ομιλητές που συμμετέχουν και όσο καλύτερη η ποιότητα του ήχου τόσο συντομότερος ο χρόνος παράδοσης.

Θα ξεκινήσουμε την απομαγνητοφώνηση του υλικού σας αμέσως μόλις το παραλάβουμε. Η παράδοση των απομαγνητοφωνήσεων θα γίνει σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που περιγράφεται στην προσφορά μας και το οποίο θα τηρηθεί απαρέγκλιτα. Σε περίπτωση που το αρχείο ήχου παρουσιάζει προβλήματα που επηρεάζουν την ποιότητα ή τους χρόνους παράδοσης, η Office Support θα επικοινωνήσει αμέσως μαζί σας για να σας ενημερώσει.

Σε κάθε περίπτωση, η Office Support διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρήσει τον συμφωνημένο χρόνο παράδοσης ή ακόμα και να αρνηθεί να αναλάβει το έργο, αν η ποιότητα του ήχου είναι τόσο κακή που δεν είναι δυνατή η απομαγνητοφώνηση. Σε περιπτώσεις που γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι η ποιότητα του ήχου δεν είναι ικανοποιητική, θα ήταν προτιμότερο να έχουμε ένα δείγμα του ήχου πριν την ανάθεση, έτσι ώστε να σας στείλουμε ειδικά διαμορφωμένη πρόταση.